Privacybeleid
Inleiding
COMPLIZY vindt de bescherming van privacy en de veiligheid van persoonsgegevens van groot belang. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, welke grondslagen wij daarvoor gebruiken, welke partijen daarbij betrokken zijn en welke rechten betrokkenen hebben.
Complizy B.V. is gevestigd in Nederland. Afhankelijk van de concrete verwerking kan Complizy optreden als verwerkingsverantwoordelijke, als verwerker namens een klant, of in bepaalde situaties als afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke voor eigen bedrijfsprocessen. De openbare Website en de Complizy-portal zijn technisch en organisatorisch van elkaar gescheiden.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Voor gegevens die Complizy verwerkt voor eigen administratie, communicatie, commerciële opvolging, websiteformulieren, beveiliging, facturatie, sollicitaties, websitebeheer en wettelijke verplichtingen is Complizy zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
Voor persoonsgegevens die klanten via de Complizy-portal of via een opdracht laten verwerken voor klantacceptatie-, compliance-, KYC-, KYB-, CDD-, EDD-, Wwft-, sanctie-, PEP- of adverse-mediacontroles, handelt Complizy doorgaans als verwerker voor de klant. De klant bepaalt dan het doel en de middelen van de verwerking en is verantwoordelijk voor de juiste grondslag en informatievoorziening aan betrokkenen.
Indien Complizy zelfstandig bepaalt welke gegevens worden verwerkt en voor welk doel, bijvoorbeeld voor eigen kwaliteitsborging, beveiliging of wettelijke verplichtingen, kan Complizy voor die specifieke verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Categorieën persoonsgegevens
Complizy kan, afhankelijk van de relatie en de opdracht, de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Contact- en relatiegegevens: naam, functie, titel, zakelijke adresgegevens, e-mailadres, organisatie en correspondentie.
- Administratieve gegevens: relatienummer, factuurgegevens, rekeningnummer, btw-nummer, betalingsgegevens, contractgegevens en overige gegevens die nodig zijn voor administratie en dienstverlening.
- KYC-, KYB-, CDD-, EDD-, Wwft- en compliancegegevens: identificerende gegevens, geboortedatum, nationaliteit, woonadres, functie of rol, vertegenwoordigingsbevoegdheid, UBO-gegevens, aandeelhouders- en bestuursgegevens, bedrijfsstructuren, risicoclassificaties, dossiernotities en rapportages.
- Identificatie- en verificatiegegevens: gegevens uit of over een identiteitsdocument, documentbeelden, documentgegevens, verificatieresultaten, foto- of video-opnamen, liveness-controles, frauderisico-indicatoren, technische metadata en audittrailgegevens, voor zover noodzakelijk voor identificatie en verificatie.
- Screeningsinformatie: informatie uit handelsregisters, insolventieregisters, faillissementsregisters, PEP-lijsten, sanctielijsten, adverse-media-bronnen, openbare bronnen, zoekmachines en zakelijke databronnen.
- Website- en technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, logbestanden, gebruikersactiviteit, tijdstempels, beveiligingsgegevens en cookiegegevens.
- Websiteaanvragen: naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, sector, gekozen onderwerp, algemene beschrijving van de aanvraag en gebruikte systemen. Via openbare websiteformulieren mogen geen identiteitsdocumenten, volledige klantdossiers of andere gevoelige onderzoeksgegevens worden verzonden.
- Sollicitatiegegevens: naam, contactgegevens, cv, opleiding, werkervaring, motivatie, referenties en overige gegevens die de sollicitant verstrekt.
Bij identificatie- en verificatieprocessen kunnen gegevens van gevoelige aard worden verwerkt. Biometrische gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor identiteitsverificatie, fraudepreventie, uitvoering van een wettelijke verplichting of uitvoering van de opdracht, en met passende waarborgen.
3. Bronnen van persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van de betrokkene zelf, van de klant die Complizy inschakelt, van vertegenwoordigers of contactpersonen, uit de Complizy-portal, uit de openbare Website, uit openbare registers en bronnen, van zakelijke databronnen, van screenings- en verificatiepartners, uit correspondentie en uit technische systemen zoals logbestanden.
4. Doeleinden van verwerking
- Het aanbieden, uitvoeren en verbeteren van onze producten en diensten.
- Het uitvoeren, beoordelen, documenteren en rapporteren van KYC-, KYB-, CDD-, EDD-, Wwft-, sanctie-, PEP-, adverse-media- en compliancecontroles.
- Het opstellen en actualiseren van risicobeoordelingen, risicocategorieën, rapportages, monitoring en herbeoordelingen binnen de overeengekomen dienstverlening.
- Het beheren van klantrelaties, offertes, overeenkomsten, facturatie en administratie.
- Het behandelen van websiteaanvragen, contactverzoeken, proefaanvragen en commerciële opvolging.
- Het beveiligen, onderhouden en verbeteren van de Website, de Complizy-portal, systemen, dossiers, rapportages en audittrails.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het kunnen aantonen van naleving daarvan.
- Het behandelen van klachten, geschillen, verzoeken van betrokkenen en verzoeken van bevoegde autoriteiten.
Complizy gebruikt klantdossiers en daarin opgenomen persoonsgegevens niet om openbare of externe AI-modellen te trainen. Eventuele interne kwaliteitsverbeteringen, configuraties, templates, controles, workflowkennis en methodieken worden uitsluitend toegepast met inachtneming van geheimhouding, de AVG en contractuele afspraken met klanten.
5. Grondslagen
Complizy verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen.
- Naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale verplichtingen en relevante complianceverplichtingen.
- Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor relatiebeheer, beveiliging, kwaliteitsborging, fraudepreventie, geschilafhandeling en bedrijfsvoering, voor zover de belangen of fundamentele rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.
- Toestemming, indien toestemming wettelijk vereist is. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van verwerking voorafgaand aan de intrekking.
Wanneer Complizy als verwerker optreedt, is de klant verantwoordelijk voor het vaststellen van de grondslag voor de verwerking. Complizy verwerkt dan persoonsgegevens volgens de instructies van de klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
6. Websiet, Hetzner, Veriff en subverwerkers
De openbare Website van Complizy wordt gehost door Websiet. Websiet levert uitsluitend websitehosting en is geen beheerpartij van de Complizy-portal. In de websiteomgeving kunnen beperkte website- en contactgegevens worden verwerkt, zoals technische loggegevens en gegevens die een bezoeker bewust in een contact- of proefaanvraag invult.
De Complizy-portal en de daarin verwerkte klant- en dossiergegevens worden gehost bij Hetzner in Duitsland. Hetzner verzorgt voor de portal hosting, opslag, servercapaciteit en back-ups. Duitsland maakt deel uit van de Europese Economische Ruimte.
Voor online identificatie, documentverificatie, liveness-controles en fraudepreventie maakt Complizy gebruik van Veriff. Veriff verwerkt daarbij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de verificatie en de bijbehorende audittrail.
Op de datum van deze versie gebruikt Complizy voor de verwerking van klant- en dossiergegevens in de portal geen andere subverwerkers dan Hetzner en Veriff. Websiet is een afzonderlijke verwerker voor de openbare Website en is geen subverwerker voor de portal- en dossierverwerking onder de verwerkersovereenkomst met klanten.
Complizy verkoopt geen persoonsgegevens en deelt persoonsgegevens niet met derden voor zelfstandige marketingdoeleinden van die derden.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Complizy streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend indien daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, toepasselijke EU-modelcontractbepalingen, aanvullende waarborgen of een andere grondslag onder de AVG.
8. Bewaartermijnen
Complizy bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.
- Administratieve en fiscale gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard na afloop van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
- KYC-, KYB-, CDD-, EDD-, Wwft- en compliancegegevens die Complizy als verwerker verwerkt, worden bewaard volgens de instructies van de klant, de hoofdovereenkomst, de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
- Websiteaanvragen en contactgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor beantwoording, commerciële opvolging, administratie en eventuele geschilafhandeling. De technische website-inrichting kan een kortere automatische bewaartermijn toepassen.
- Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring of bewaring noodzakelijk is voor geschilafhandeling.
- Technische logs en beveiligingsgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging, foutanalyse, audittrails en het voorkomen of onderzoeken van misbruik.
9. Beveiliging
Complizy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging, openbaarmaking en vernietiging. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeperking, autorisatiebeheer, logging, encryptie waar passend, back-ups, geheimhoudingsverplichtingen, leveranciersbeoordeling, beveiligde verbindingen en organisatorische procedures.
De openbare Website en de Complizy-portal zijn gescheiden. Klant- en dossiergegevens worden via de Complizy-portal verwerkt en niet via algemene websiteformulieren. Binnen Complizy hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.
10. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben, voor zover de AVG daarin voorziet, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar tegen verwerking en intrekking van toestemming.
Wanneer Complizy als verwerker optreedt voor een klant, zal Complizy verzoeken van betrokkenen in beginsel doorgeleiden naar de betreffende klant of behandelen volgens de instructies van die klant. Wanneer Complizy zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, kan een verzoek rechtstreeks bij Complizy worden ingediend.
Een verzoek kan worden gestuurd naar info@complizy.nl. Complizy kan om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren. Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Cookies
De Website van Complizy kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn nodig voor het functioneren van de Website. Analytische cookies worden gebruikt om het gebruik van de Website te meten en te verbeteren. Indien analytische of andere cookies niet privacyvriendelijk zijn ingesteld of toestemming vereisen, zal Complizy daarvoor toestemming vragen via een cookiemelding.
U kunt cookies via uw browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Dit kan invloed hebben op het functioneren van de Website.
12. Wijzigingen
Complizy kan dit privacybeleid wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening, systemen, leveranciers of verwerkingspraktijken wijzigen. De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via de Website of op verzoek.
13. Contactgegevens
Voor vragen, klachten of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen via info@complizy.nl.