COMPLIZY vindt de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens van groot belang. Wij kunnen in de uitvoering van onze dienstverlening uw persoonsgegevens zowel verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke als verwerker in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Graag informeren wij u over ons privacybeleid.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 8 december 2022. COMPLIZY houdt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving. Bij wijzigingen zult u worden geïnformeerd en, indien nodig overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, worden gevraagd voor uw toestemming. COMPLIZY is gevestigd in Nederland.

1. Categorieën van persoonsgegevens en op welke wijze deze worden verzameld COMPLIZY verwerkt

persoonsgegevens. Dat zijn gegevens over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen en omvatten gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een persoon. Ook kunnen dit bijzondere persoonsgegevens zijn zoals gedefinieerd in de AVG. Dat kunnen de volgende gegevens zijn:

–   Gegevens die wij nodig hebben om in contact met u te blijven ten behoeve van de uitvoering van een (toekomstige) opdracht

•  Uw voor- en achternaam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, organisatie(s) waar u aan verbonden bent, adresgegevens, titel, telefoonnummer;

–   Gegevens die wij nodig hebben voor administratieve doeleinden

•  Uw relatienummer, rekeningnummer, btw-nummer en overige gegevens die u aan ons kenbaar maakt, bijvoorbeeld in het kader van een overeenkomst die tussen u en COMPLIZY wordt gesloten;

–   Gegevens die wij verwerken om onze klanten te voorzien in de door hun verzochte klantbeoordelingen

•  Identificerende gegevens; indien een klant is ingelogd wordt aan de hand van een identificatietool met behulp van een foto de identificatie gecontroleerd. Tevens wordt de echtheid van het identificatie document geverifieerd. Voor de uitvoering van deze check maken wij via Vespia gebruik van de diensten van GetID, met wie zij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

•  Gegevens over de financiële situatie, kredietwaardigheid en KYC-gegevens van natuurlijke personen en KYB gegevens van rechtspersonen, bestaande uit voor- en achternaam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, organisatie(s) waar u aan verbonden bent, adresgegevens, titel, inschrijvingen in faillissementen registers, informatie over insolventieprocedures en andere informatie m.b.t. kredietscores. Deze gegevens zijn onder meer afkomstig uit openbare bronnen zoals het handelsregister, insolventie registers (uit verschillende landen), bad-press lijsten, Google, PEP lijsten, internationale sanctielijsten, ID-gegevens uit de scan van het ID bewijs.

–   Gegevens die afkomstig zijn van uw bezoek aan onze website;

•  Gegevens die op (online) contactformulieren zijn ingevuld, zoals naam en e-mailadres;

•  Middels het gebruik van cookies verkregen gegevens over uw surfgedrag op onze website;

•  Het Internet Protocol (IP) adres van de door u gebruikte apparatuur;

•  E-mailadres nodig voor het versturen van nieuwsbrieven en mailings;

–   Gegevens die u aan ons kenbaar maakt in het kader van een sollicitatie;

•  Uw voor- en achternaam, geboortedatum, tussenvoegsel, titel, geslacht, nationaliteit, genoten opleidingen, burgerlijke staat en contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer en alle overige in uw sollicitatie vermelde persoonsgegevens;

2. Doel van gebruik persoonsgegevens

COMPLIZY gebruikt uw persoonsgegeven voor de navolgende doeleinden:

•  Voor het aanbieden van producten en diensten in het kader van een overeenkomst;

•  Voor het onderhouden van contact met u, bijvoorbeeld voor het uitnodigen van evenementen, voor nieuwsbrieven of persoonlijke communicatie, of wanneer u gebruik maakt van de COMPLIZY chat functie;

•  Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals fiscale verplichtingen;

• Om het gebruik van onze diensten en producten te verbeteren. COMPLIZY zal de gegevens die worden gebruikt ten behoeve van het verbeteren van onze diensten zo anoniem mogelijk verwerken zodat deze gegevens ze min mogelijk te herleiden zijn tot een persoon.

• In de uitvoering van de Wwft-checks die COMPLIZY voor haar klanten uitvoert, waarbij zowel persoonsgegevens als bedrijfsgegevens worden gecontroleerd en getoetst aan verscheidene normen die geacht zijn te worden behaald.

3. Rechtsgrond van verwerking persoonsgegevens

COMPLIZY verwerkt persoonsgegevens op basis van een van de volgende (rechts)gronden:

•  Op basis van een overeenkomst;

•  Het nakomen van wettelijke verplichtingen;

•  In verband met een gerechtvaardigd belang van COMPLIZY om persoonsgegevens te verwerken. Bij een verwerking op basis van deze grondslag zal aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit worden voldaan;

•  Op basis van de toestemming die u heeft verleend om uw persoonsgegevens te verwerken. U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

4. Worden uw persoonsgegevens gedeeld?

COMPLIZY verwerkt de gegevens binnen haar eigen onderneming en met derden. Dit Privacybeleid is tevens van toepassing op (eventuele) toekomstige entiteiten van COMPLIZY. Bij de verwerking van persoonsgegevens maakt COMPLIZY gebruik van partners. Deze partners zijn ondersteunende bedrijven die in opdracht van en op instructie van COMPLIZY werken. COMPLIZY deelt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de verkregen opdracht. Voor de uitvoering van haar Wwft-checks maakt COMPLIZY gebruik van de diensten van de onderneming Vespia OÜ gevestigd in Estland. Met deze onderneming heeft COMPLIZY een verwerkersovereenkomst gesloten. Vespia OÜ slaat gegevens op middels Amazon Web Services. De KYC-data
opslag wordt gedaan door gecertificeerde en GDPR-compliant partners.

COMPLIZY deelt geen persoonsgegevens voor marketingdoeleinden met derden.

Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, worden uw persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, andere partijen of personen of autoriteiten. Doorgifte van uw persoonsgegevens naar derde partijen geschiedt alleen voor de hierboven in het Privacybeleid genoemde doeleinden en/of uitsluitend op basis van de reeds vermelde (wettelijke) grondslagen. Wanneer persoonsgegevens worden verstrekt aan partijen die zich buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte bevinden, gebeurt dit met inachtneming van de vereisten van de AVG voor ontvangers van deze gegevens in landen met een adequaat gegevensbeschermingsniveau (art. 45 AVG) of voor partijen met wie modelcontractbepalingen van de EU zijn gesloten (art. 46, lid 2, onder c), AVG).

5. Termijn van bewaring van persoonsgegevens

COMPLIZY bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden zoals genoemd in dit Privacybeleid. Voor administratieve en fiscale gegevens is dit zeven jaar na het sluiten van het boekjaar waarin deze gegevens zijn opgenomen.

6. De bescherming van uw persoonsgegevens

Voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn door COMPLIZY de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen conform artikel 32-1 GDPR. Deze beveiligingen beschermen onder andere tegen verlies, vernietiging, schade en tegen het voorkomen van ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of bekendmaking van de gegevens. Om dit te waarborgen werkt Vespia OÜ met Amazon Web Service waarbij dataverbindingen en databases beveiligd conform o.a. ISO 9001.Binnen Complizy hebben alleen de personen met de juiste autorisatie toegang tot uw persoonsgegevens. Tevens hebben alle bij COMPLIZY werkzame personen een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of
als er aanwijzingen van misbruik zijn, wordt u verzocht contact met ons op te nemen middels de onder 9 vermelde contactgegevens.

7. Uw rechten als betrokkene

Als betrokkene beschikt u over de volgende rechten;

• Het recht tot inzage. Dit houdt in dat u een verzoek tot inzage kan doen in de persoonsgegevens die wij van u verzameld hebben.

• Het recht op rectificatie van uw gegevens indien deze onjuist zijn;

• Het recht op verwijdering van uw gegevens;

• Het recht om bezwaar te maken tegen (toekomstige) verwerkingen van uw gegevens of om beperking daarvan, mits er geen juridische en wettelijke grondslagen bestaan die dit beletten;

• Het recht om bepaalde door u afgegeven toestemming tot verwerking weer in te trekken;

• Het recht op dataportabiliteit/gegevensoverdraagbaarheid. Hierbij kunt u de door u aan COMPLIZY verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Deze gegevens kunt u vervolgens aan een andere verantwoordelijke overdragen;

• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt uw verzoeken, vragen of klachten richten aan de in 10 genoemde contactgegevens.

8. Cookiebeleid

De websites van COMPLIZY maken gebruik van cookies.

Cookies zijn kleine bestanden die worden opgeslagen door de webbrowser bij het bezoek aan de website van OMPLIZY. De website maakt geen gebruik van advertising of tracking cookies, maar enkel van analytische cookies. Deze cookies zorgen ervoor dat de website voor uw bezoek geoptimaliseerd wordt en kunnen zonder toestemming worden geplaatst. U kunt het gebruik van cookies uitschakelen, dit kan echter wel nadelige effecten hebben voor het optimaal functioneren van de website. Google Analytics: De website van COMPLIZY maakt ook gebruik van de door Google Inc. aangeboden service

“Google Analytics”. Deze service analyseert het gebruik van de website door haar bezoekers. Bijvoorbeeld op basis van het aantal bezoeken per pagina, hoelang bezoekers op een pagina verblijven, de landen waaruit deze bezoeken komen en de pagina’s waarnaar wordt doorgeklikt. Wij gebruiken deze service om onze website te kunnen verbeteren. Google Analytics gebruikt cookies om deze analyse uit te voeren. COMPLIZY heeft een bewerkersovereenkomst gesloten met Google. Google gebruikt géén gegevens voor eigen doeleinden.

9. Wijziging van Privacybeleid

COMPLIZY heeft het recht om deze Privacy Voorwaarden eenzijdig te wijzigen in geval van wijzigingen in de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens of onze eigen gegevensverwerkingspraktijken. Wij zullen u op de hoogte brengen van wijzigingen op onze website. De laatste versie van de Privacy Voorwaarden is steeds beschikbaar op onze website www.complizy.nl.

10. Contactgegevens

COMPLIZY verneemt graag uw eventuele vragen of klachten over het privacybeleid. Dat kan via het e-mailadres: info@complizy.nl